10 Tahapan yang Harus Dilewati Dalam Proses Pelaksanaan Sertifikat ISO

Pelatihan ISO Jakarta - Sertifkat ISO menjadi salah satu dokumen penting yg dimiliki suatu perusahaan. Jika kita berbicara tentang pelaksanaan proses implementasi ISO pada perusahaan, pastinya harus melewati beberapa tahapan. Nah, tahapan apa saja yang harus dilewati sebuah organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan sertifikat ISO? Dalam artikel ini akan diberikan informasi secara rinci tahapan-tahapan dalam proses pelaksanaan sertifikat ISO.

MEMBUAT KOMITMEN

Top Management harus membuat komitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih sudah tepat bagi perusahaan.

 

MEMBENTUK TIM ISO

Perusahaan harus membentuk tim ISO yang terdiri dari ketua project dan tim. Dalam tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi/departemen (yakni dept. head dan staf). Penetapan Management Representative boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top Management harus berperan secara aktif dalam penerapan Sistem Manajemen ISO sebagai fungsi pemimpin.

 

MELAKSANAKAN PELATIHAN ISO

Menetapkan waktu pelaksanaan pelatihan ISO untuk seluruh karyawan yang meliputi pelatihan Awareness (pengenalan), Dokumentasi dan Internal Audit. Tahapan ini dapat dilakukan oleh Lembaga Pelatihan ISO dari eksternal untuk mengajarkan pemahaman yang jelas kepada karyawan tentang persyaratan dan prosedur ISO.

 

MENGGUNAKAN JASA KONSULTAN ISO

Perusahaan dapat menggunakan jasa Konsultan ISO untuk membantu memberikan strategi implementasi dan mampu meningkatkan nilai proses bisnis. Penggunaan Konsultan ISO tidak menghapus tanggung jawab Top Management untuk mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen ISO. Pihak perusahaan dapat menanyakan apa saja terkait dengan implementasi kepada Konsultan ISO.

 

MELAKUKAN GAP ANALYSIS

Gap Analysis adalah menganalisis proses dan prosedur yang berlaku dalam suatu perusahaan. Gap Analysis akan menentukan seberapa besar perbedaan antara proses operasional atau produksi perusahaan dengan persyaratan ISO yang harus diterapkan.

 

PEMBUATAN DOKUMEN

Setelah melakukan Gap Analysis, tim ISO membuat dokumen sesuai dengan persyaratan ISO yang akan diterapkan. Tetapkan Kebijakan,  Struktur Organisasi, Job Desc, KPI, Pedoman, dan Prosedur dari masing-masing departemen di dalam perusahaan. Jika dibutuhkan penjelasan secara terperinci, maka dapat dibuatkan dokumen pendukungnya seperti Standar Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir.

 

IMPLEMENTASI SISTEM ISO

Perlu dicatat bahwa untuk memiliki Sertifikat ISO, perusahaan harus sudah beroperasi minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya.

 

MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL

Tahapan ini mencakup pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen perusahaan mulai dari menyusun agenda tahunan audit sampai dengan evaluasi ke Top Management. Internal Audit bertujuan untuk menentukan apakah sistem manajemen memenuhi persyaratan Sistem Manajemen perusahaan diterapkan dan dipelihara secara efektif.

 

TINJAUAN MANAJEMEN

Tahapan ini mencakup kegiatan perencanaan dan pelaksanaan Tinjauan Manajemen, serta melakukan follow up terhadap pelaksanaannya serta pelaporan pencapaian hasilnya. Melakukan peninjauan kesesuaian dan keefektifan dari Sistem Manajemen, serta pencapaian performa perusahaan. Menetapkan tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki efektifitas sistem dan performa perusahaan yang bermasalah (performa yang memburuk).

Baca Juga: ISO 14001: Pengertian dan Proses Mendapatkan Sertifikatnya

 

AUDIT SERTIFIKASI ISO

Tahapan ini sebagai penentuan kelayakan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Perusahaan yang telah memiliki dan menerapkan persyaratan sistem ISO dapat mengajukan permohonan sertifikasi kepada Badan Sertifikasi ISO. Proses Sertifikasi ISO terdiri dari 2 tahap, yaitu :

1. Tahap Pertama: Audit Kecukupan

Proses pemeriksaan dokumentasi perusahaan, tujuannya untuk menentukan bahwa sistem telah memenuhi persyaratan ISO. Setelah dokumentasi perusahaan dinilai cukup, maka akan dilanjutkan ke pre-assessment. Pre-assessment adalah proses pemeriksaan dan pengujian awal implementasi sistem, hal ini bertujuan untuk memastikan sistem telah siap secara menyeluruh.

2. Tahap Kedua: Main-assessment

Proses penilaian kesesuaian secara menyeluruh.

Jika perusahaan dinilai telah memenuhi kriteria kesesuaian dengan sistem ISO dan dikategorikan telah layak, maka akan langsung mendapatkan Sertifikat ISO yang diberikan oleh Badan Sertifikasi ISO. Tahapan ini juga dikatakan sebagai penentuan label kelayakan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO.