Contoh Temuan Audit ISO 9001 dan Cara Menanganinya

ISO 9001 adalah standar internasional untuk sistem manajemen mutu (SMM) yang diterapkan oleh berbagai organisasi di seluruh dunia.

Untuk memastikan kepatuhan terhadap standar ini, dilakukan audit secara berkala.

Audit ini dapat mengungkapkan temuan yang perlu diperbaiki oleh organisasi.

Artikel ini akan membahas contoh temuan audit ISO 9001 serta cara menanganinya dengan efektif.

Jenis-Jenis Temuan Audit ISO 9001

Dalam audit ISO 9001, temuan biasanya dikategorikan menjadi beberapa jenis:

1️⃣ Ketidaksesuaian Mayor (Major Nonconformity) - Pelanggaran serius yang dapat berdampak besar pada sistem manajemen mutu.

2️⃣ Ketidaksesuaian Minor (Minor Nonconformity) - Penyimpangan kecil dari prosedur yang ditetapkan namun tidak berdampak langsung pada sistem manajemen mutu.

3️⃣ Observasi (Observation) - Catatan auditor mengenai potensi masalah yang dapat berkembang menjadi ketidaksesuaian di masa depan.

4️⃣ Peluang Perbaikan (Opportunity for Improvement – OFI) - Rekomendasi dari auditor untuk meningkatkan efektivitas sistem.

Contoh Temuan Audit ISO 9001

Berikut adalah beberapa contoh temuan yang sering terjadi dalam audit ISO 9001 beserta cara menanganinya:

1. Ketidaksesuaian dalam Dokumentasi

Contoh Temuan:

✅ Tidak adanya prosedur yang terdokumentasi untuk suatu proses penting.

✅ Dokumen yang digunakan dalam operasional tidak diperbarui sesuai dengan perubahan terbaru.

Cara Menanganinya:

✅ Segera tinjau dan perbarui dokumentasi yang kurang sesuai.

✅ Buat prosedur yang jelas dan pastikan semua karyawan memahami cara mengakses serta mengikuti dokumen terbaru.

2. Ketidaksesuaian dalam Pelaksanaan Prosedur

Contoh Temuan:

✅ Karyawan tidak mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

✅ Perbedaan antara praktik di lapangan dengan kebijakan yang tertulis.

Cara Menanganinya:

✅ Berikan pelatihan tambahan kepada karyawan mengenai pentingnya kepatuhan terhadap prosedur.

✅ Lakukan audit internal secara berkala untuk memastikan kesesuaian antara prosedur dan praktik di lapangan.

Tingkatkan efektivitas audit mutu internal dengan materi pelatihan Audit ISO 9001 yang komprehensif.

3. Tidak Memenuhi Persyaratan Kalibrasi Peralatan

Contoh Temuan:

✅ Peralatan pengukuran tidak dikalibrasi sesuai jadwal.

✅ Tidak ada catatan yang menunjukkan riwayat kalibrasi alat.

Cara Menanganinya:

✅ Buat jadwal kalibrasi rutin dan pastikan kepatuhan terhadap jadwal tersebut.

✅ Simpan semua catatan kalibrasi sebagai bukti kepatuhan.

4. Kurangnya Evaluasi Kinerja Pemasok

Contoh Temuan:

✅ Tidak ada proses yang jelas untuk menilai kinerja pemasok.

✅ Pemasok yang memiliki masalah kualitas tetap digunakan tanpa evaluasi lebih lanjut.

Cara Menanganinya:

✅ Tetapkan kriteria evaluasi pemasok berdasarkan kualitas, ketepatan waktu, dan faktor lain yang relevan.

✅ Lakukan tinjauan pemasok secara berkala untuk memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan organisasi.

5. Kurangnya Tindak Lanjut pada Hasil Audit Sebelumnya

Contoh Temuan:

✅ Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam audit sebelumnya belum ditindaklanjuti.

✅ Tidak ada bukti bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan.

Cara Menanganinya:

✅ Pastikan ada sistem pencatatan dan pelacakan tindakan korektif.

✅ Tunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk memastikan setiap ketidaksesuaian ditindaklanjuti dengan tuntas.

6. Ketidaksesuaian dalam Pengelolaan Risiko

Contoh Temuan:

✅ Tidak ada analisis risiko yang terdokumentasi untuk proses penting.

✅ Risiko yang telah diidentifikasi tidak ditindaklanjuti dengan tindakan mitigasi.

Cara Menanganinya:

✅ Terapkan pendekatan berbasis risiko dalam seluruh proses manajemen mutu.

✅ Dokumentasikan analisis risiko dan lakukan pemantauan terhadap tindakan mitigasi.

Langkah-Langkah Menindaklanjuti Temuan Audit

Untuk menangani temuan audit secara efektif, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi Akar Masalah

Gunakan metode seperti Root Cause Analysis (RCA) atau Fishbone Diagram untuk menemukan penyebab utama ketidaksesuaian.

2. Tentukan Tindakan Korektif dan Pencegahan

Tindakan korektif bertujuan untuk menghilangkan akar masalah.

Tindakan pencegahan diterapkan untuk mencegah terulangnya masalah yang sama di masa depan.

3. Dokumentasikan Tindakan yang Dilakukan

Catat semua langkah yang diambil untuk menindaklanjuti temuan audit agar bisa diverifikasi dalam audit berikutnya.

4. Lakukan Verifikasi Efektivitas

Pastikan bahwa tindakan yang diambil telah menyelesaikan masalah dan meningkatkan sistem manajemen mutu.

5. Libatkan Seluruh Tim

Komunikasikan hasil audit dan tindak lanjutnya kepada semua karyawan agar mereka dapat berkontribusi dalam peningkatan mutu.

Kesimpulan

Audit ISO 9001 adalah alat penting untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi dalam organisasi.

Dengan memahami contoh temuan audit serta cara menanganinya, organisasi dapat terus meningkatkan sistem manajemen mutu dan memenuhi standar yang ditetapkan.

Menindaklanjuti temuan audit dengan cepat dan efektif akan membantu organisasi mencapai keunggulan operasional dan kepuasan pelanggan yang lebih baik.